Abstract Submission

A) IMPORTANT DATES

Open abstract submission: 23rd March 2025

Abstract submission deadline: 15th July 2025

Abstract acceptance notification: 31st July 2025

Poster submission deadline: 15th August 2025

Notification on rapid-fire presentation for poster: 22nd August 2025

Oral presentation power point slides submission: 29th August 2025

Conference: 3rd & 4th September 2025

B) SUBMISSION GUIDELINE

1) Guideline for Abstract Submission

We welcome abstract on topics of biomedical research below
1. Molecular Biology & Immunology
2. Drug Discovery and Regulatory
3. Precision Medicine
4. Infectious Disease
5. Planetary Health
6. AI and Machine Learning, Bioengineering and Rehab
7. Non-Communicable Diseases (Genetic/Rare Disease/Genetic Disorders)
8. Biomedical Data Science and Bioinformatics (Big Data in Biomedical)
Choose the category that BEST fits your abstract’s content. This helps with reviewing and indexing.
Submit your abstract electronically through the conference website ONLY.
Presenters may submit more than one abstract.
Ensure your abstract is free from spelling, grammar errors, and scientific inaccuracies before submission. No amendments will be allowed after submission.
Submitters may indicate their preferred presentation format when submitting their abstract. However, the final decision lies with the Scientific Committee. All abstracts will be reviewed and assigned to the most suitable presentation mode and session.
Do not include graphics or references in the abstract. Use abbreviations sparingly.
If your abstract is accepted, at least one author MUST register for the conference. The registration fee must be paid by 15th August 2025.
All accepted abstracts will be published as submitted in a special issue of the International Medical Research Journal (IMRJ). Selected five abstracts will be invited for full paper publication in the International Medical Research Journal (IMRJ), a Scopus-indexed journal.
The IBC Scientific Committee reserves the right to disqualify abstracts that do not meet submission requirements.
Encore abstracts (revised versions of previously submitted abstracts under different authors) will NOT be accepted.

2) Young Investigator Award:

Abstracts submitted for Oral Presentation may qualify for the Young Investigator Award if they meet the following criteria:

The first author/presenter must be 40 years old or younger.
The majority of the work submitted must have been performed by the author.
The author must personally present the paper during the conference as a finalist for the Young Investigator Award.

3) Consent, Permission & Copyright:

Submitters must conform to the following:

By submitting the abstract, the submitter accepts full responsibility for its accuracy and acknowledges that no amendments can be made after submission. The abstract will be published exactly as submitted.
All co-authors have been informed of the abstract’s content and have given their consent prior to submission. The submitter also agrees to act as the primary contact for all correspondence regarding the abstract and will ensure all co-authors are kept updated on its status.
Submission implies the author’s consent for the abstract to be published in the International Medical Research Journal (IMRJ).
It is the submitter’s responsibility to secure approval from relevant regulatory authorities and obtain any necessary consents.
The submitter must ensure that the work is original and does not violate any copyrights, proprietary rights, or personal rights of any third party.
Any potential conflicts of interest, such as financial stakes in products or processes mentioned, stock ownership, or advisory board memberships, must be disclosed and resolved by the submitter.

C) ABSTRACT FORMAT

General

Abstracts must be submitted in Microsoft Word format (.doc or .docx).
All submissions should be written in British English.
The abstract should not exceed 300 words.
Use Arial as the font type.
When using abbreviations or acronyms, spell out the full term upon first mention, unless it represents a standard unit of measurement or is commonly recognized.

Abstract Title

Arial, font size 16, bold, centre-aligned and in upper case.

Authors & Co-authors

Arial, font size 12, justified.
Superscript with number to indicate affiliations of each author.
Superscript with “*” to indicate corresponding author.
Underline the presenting author

Affiliations

Arial, font size 12, italic, justified.
Superscript with number to indicate affiliations of each author.

Abstract Content

Arial, font size 12, justified.
No indention for new paragraph.
Not exceed 300 words excluding subheading.
A summary of the research following a structured format which includes introduction, objectives, materials & methods, results and conclusion.
Authors should include unique identifier / URL where applicable (registration of study).

Abstract template: Download

Agenda

HARI	MASA	AGENDA
8 Oktober 2024 (Selasa)	10.30 – 1.00 tengah hari	Ketibaan & pendaftaran delegasi, urusetia & hakim
	1.00 – 2.00 petang	Makan tengahari & rehat
	2.00 – 2.15 petang	Taklimat delegasi
	2.15 – 4.15 petang	Penghakiman Projek: OP01-05 / PP01-12 / Video Seminit
	4.15 – 4.25 petang	X-Break
	4.25 – 4.55 petang	Minum petang / Sesi Quick Pitch (QLL1-10)
	4.55 - 5.40 petang	Penghakiman Projek: OP06-07 / PP13-15 / Video Seminit
	8.30 – 9.30 malam	Simposium (Parallel session) Sesi 1 - Crafting Precision: The Art of Questionnaire Pre-Testing in QA/QI Sesi 2 - Polishing Data: Ensuring Integrity for QA/QI Initiatives Sesi 3 - Power in Networks: Unlocking Potential through Stakeholder Mapping Sesi 4 - Beyond Numbers: Exploring Qualitative Methods to Transform Healthcare
9 Oktober 2024 (Rabu)	8.30 – 10.45 pagi	Penghakiman Projek: OP08–13 / PP16–27 / Video Seminit
	10.45 – 11.15 pagi	Minum pagi / Sesi Quick Pitch (QLL11-20)
	11.15 – 1.00 tengah hari	Penghakiman Projek: OP14-18 / PP28–38 / Video Seminit
	1.00 – 2.00 petang	Makan tengahari & rehat
	2.15 – 4.15 petang	Penghakiman Projek: OP19-23 / PP39–45 / Video Seminit
	4.15 – 4.25 petang	X-Break
	4.25 - 4.55 petang	Minum petang / Sesi Quick Pitch (QLL21-31)
	4.55 - 5.40 petang	Penghakiman Projek: OP24-25 / PP46–50 / Video Seminit
	8.00 – 10.00 malam	Pameran Poster, QLL & Video Seminit / Raptai
10 Oktober 2024 (Khamis)	9.00 – 10.00 pagi	Sembang Kualiti: Anda Tanya Hakim Jawab
	10.00 – 10.30 pagi	Minum pagi
	10.30 – 12.30 tengah hari	Ucaptama KPK & Majlis Apresiasi
	12.30 tengah hari	Makan tengah hari & bersurai

*Agenda adalah tertakluk kepada perubahan

FAQs

1. PENCALONAN PROJEK QA BAGI KONVENSYEN QA KEBANGSAAN KALI KE-12, 2024 ini, adakah sama dgn klinikal audit atau ini merupakan pembentangan lean atau inovasi?

Projek QA yang dicalonkan untuk kategori pembentangan lisan/poster/video seminit bagi Konvensyen QA Kebangsaan Kali ke-12 merupakan projek penambahbaikan kualiti yang memenuhi kriteria projek QA/QI. Boleh rujuk QA/QI Workbook 3rd Edition (http://tinyurl.com/QAWorkbook3rd) bagi memahami pendekatan QA/QI dalam penambahbaikan kualiti.

2. Kalau saya tiada lagi klinikal audit yang berjalan tapi perancangan untuk awal tahun depan, boleh ke saya bagi tajuk dahulu walaupun audit tu tidak berjalan lagi?

Projek yang boleh dicalonkan bagi penyertaan Konvensyen QA Kebangsaan adalah projek yang telah dijalankan dan memenuhi syarat - syarat garis panduan yang telah dikeluarkan. Sekiranya projek masih belum dilaksanakan, projek tersebut adalah tidak layak untuk dicalonkan dalam konvensyen ini.

3. Saringan 1 melibatkan pembentangan oleh kumpulan yang dicalonkan atau hanya melibatkan pemilihan oleh pihak urusetia sahaja?

Saringan 1 hanya melibatkan pihak urusetia.

4. Apakah tema konvensyen?

Pihak urus setia masih dalam proses memuktamadkan beberapa perkara berkaitan dengan penganjuran konvensyen ini termasuk penetapan tema bagi Konvensyen QA Kebangsaan Kali Ke-12. Hebahan lanjut akan dibuat dari semasa ke semasa.

5. Boleh saya dapatkan template dan skema pemarkahan untuk kami buat saringan di peringkat dalaman? Juga berapa durasi presentation?

Skema pemarkahan dan panduan pembentangan boleh dimuat turun daripada seksyen “Borang & Garis Panduan - Lampiran F” dalam laman sesawang ini. Masa pembentangan semasa di Konvensyen nanti pula adalah 20 minit (15 minit bentang, 5 minit soal jawab) bagi Kategori Lisan dan 7 minit sesi soal jawab.

6. Institusi saya tidak mempunyai projek untuk dicalonkan namun pihak kami bercadang untuk hadir sebagai pemerhati sebagai pengalaman dan proses pembelajaran. Adakah boleh pihak kami hadir sebagai pemerhati dan berapa orangkah jumlah yang dibenarkan jika pihak kami dibenarkan untuk hadir sebagai pemerhati?

Terima kasih atas pertanyaan dan minat yang ditunjukkan terhadap penganjuran Konvensyen QA Kebangsaan Kali Ke-12, 2024. Pihak urus setia mengambil maklum mengenai ketiadaan pencalonan dari institusi pada konvensyen kali ini. Pihak kami mengalu-alukan penyertaan pemerhati sebagai salah satu usaha untuk menyokong usaha pembelajaran berterusan. Untuk makluman, pihak kami masih lagi dalam proses menetapkan bilangan kuota bagi delegasi yang akan menghadiri konvensyen pada tahun ini. Hebahan mengenai kuota penyertaan delegasi akan dimaklumkan setelah dimuktamadkan kelak.

May I know what does compassionate co-production mean; apakah maksud tema konvensyen pada tahun ini?

Compassionate co-production in healthcare quality refers to a collaborative approach where individuals or groups with diverse perspectives work together to develop solutions or services that address quality issues or meet specific needs while emphasizing empathy, understanding, and action to alleviate patients' health concern. Tema ini merujuk kepada pendekatan kolaborasi di mana individu atau kumpulan dengan pelbagai perspektif bekerjasama untuk membangunkan penyelesaian atau perkhidmatan bagi menangani isu-isu kualiti atau memenuhi keperluan tertentu, dengan menekankan empati, kefahaman, dan tindakan untuk mengurangkan permasalahan kesihatan pesakit.

1. Apakah perkara yang perlu dihantar semasa pencalonan awal tersebut? Adakah kami perlu menghantar slaid pembentangan yang penuh atau memadai dengan abstrak/rumusan dahulu sebelum 31 Mac 2024.

Pencalonan perlu disertai Borang Persetujuan Pencalonan dan abstrak. Pencalonan yang berjaya akan dimaklumkan untuk memuat naik bahan - bahan selanjutnya melalui surat dan e-mel.

1. Can I add any QR code for my e-poster submission on the 28.4.2024. The QR code if possible is to be added at our strategy of change for better view of the judges on the implementations that was done. Kindly do let me know how is it advisable for me to proceed.

Yes, you can include QR Code in your e-poster as SUPPLEMENTARY material. However, it is important to note that judges are not obliged to review external materials outside of the 1-page poster, so please ensure essential contents are included in the 1-page poster.

1. Penyertaan QLL adakah termasuk projek klinikal audit?

Semua projek penambahbaikan kualiti boleh mendaftar termasuk klinikal audit, LEAN, KIK, inovasi etc

2. Bolehkah projek yang telah menang konvensyen QA yang lepas untuk masuk QLL?

Boleh.

1. Bolehkah kalau masuk bertanding video pendek pada tahun ini bagi projek baru yang belum pernah dipertandingkan sebelum ini, kemudian menang dalam konvensyen dan ingin masuk bertanding lagi dalam oral atau poster untuk konvensyen seterusnya?

Projek yang masuk bertanding dalam kategori video pendek boleh bertanding lagi dalam kategori oral atau poster untuk konvensyen seterusnya memandangkan durasi video pendek adalah satu (1) minit sahaja dan tidak melibatkan pembentangan secara keseluruhan projek tersebut. Cara permarkahan juga adalah berbeza dengan oral/poster.

Abstract Submission

Agenda

FAQs

1. PENCALONAN PROJEK QA BAGI KONVENSYEN QA KEBANGSAAN KALI KE-12, 2024 ini, adakah sama dgn klinikal audit atau ini merupakan pembentangan lean atau inovasi?

2. Kalau saya tiada lagi klinikal audit yang berjalan tapi perancangan untuk awal tahun depan, boleh ke saya bagi tajuk dahulu walaupun audit tu tidak berjalan lagi?

3. Saringan 1 melibatkan pembentangan oleh kumpulan yang dicalonkan atau hanya melibatkan pemilihan oleh pihak urusetia sahaja?

4. Apakah tema konvensyen?

5. Boleh saya dapatkan template dan skema pemarkahan untuk kami buat saringan di peringkat dalaman? Juga berapa durasi presentation?

May I know what does compassionate co-production mean; apakah maksud tema konvensyen pada tahun ini?

1. Apakah perkara yang perlu dihantar semasa pencalonan awal tersebut? Adakah kami perlu menghantar slaid pembentangan yang penuh atau memadai dengan abstrak/rumusan dahulu sebelum 31 Mac 2024.

1. Can I add any QR code for my e-poster submission on the 28.4.2024. The QR code if possible is to be added at our strategy of change for better view of the judges on the implementations that was done. Kindly do let me know how is it advisable for me to proceed.

1. Penyertaan QLL adakah termasuk projek klinikal audit?

2. Bolehkah projek yang telah menang konvensyen QA yang lepas untuk masuk QLL?

1. Bolehkah kalau masuk bertanding video pendek pada tahun ini bagi projek baru yang belum pernah dipertandingkan sebelum ini, kemudian menang dalam konvensyen dan ingin masuk bertanding lagi dalam oral atau poster untuk konvensyen seterusnya?

Forms & Guidelines

Borang Persetujuan Pencalonan

Kategori Lisan & Poster

Kategori Quality Leap Lounge (QLL)

Kategori Cabaran Video Seminit

QA/QI Champion

User Manual